5 טיפים שיעזרו לכם לסדר את הזמן שלכם

לא אחת אנו צריכים לעשות מספר דברים בו זמנית, נכנסות פתאום דרישות חדשות ולא צפויות ואנו נתבעים לבצע את הדברים מיד והכי טוב שאפשר. אז מה עושים, איך מתמודדים?

עסוקים ככל שנהייה , בתפקידים הבכירים והלחוצים ביותר , יכולתנו לנהל את הזמן ביעילות ובתבונה תלויה בנו ; באיזה מידה אנו מאורגנים כראוי ועד כמה אנו יודעים לנהל את זמננו בצורה יעילה וחכמה.

האמרה "שמי שיש לו זמן-יש לו זמן להכל ומי שאין לו זמן -אין לו זמן לכלום" בהחלט נכונה בהקשר זה. ניתן לעבוד בהספק גבוה וביעילות במידה ונשמור על כללים מסוימים שיהפכו להרגל אישי וחלק משיטת העבודה שלנו. להלן 29 כללים  מטכניקה שנקראת "ניהול זמן" שמומלץ לאמץ, אם לא את כולן לפחות את חלקן: 1  -  עשו רשימה של מטלות שעומדות על הפרק וציינו סדר עדיפויות מהחשוב ביותר לחשוב פחות. מומלץ לעשות רשימה כזו כל בוקר לפני שמתחילים לעבוד. "השקעה" קטנה זאת בתחילת יום תיתרום לנו רבות לעשות סדר בראש , להתרכז בעיקר ולא בטפל ולהרגיש פחות לחוצים. הנושאים לטיפול מופיעים לפנינו שחור על גבי לבן ולא נמצאים באיזה שהוא מקום בחלל מוחנו ומהווים מקור למתח וטירדה מיותרים, ועלולים להפחית את יעילותנו. 2  -  קבעו מועדי סיום ריאליים לכל אחת מהמטלות. במידה ומדובר במטלה גדולה כמו הכנת מאזן שנתי, סקר שכר לעובדים וכדומה חלקו כל מטלה כזו ליחידות קטנות תוך קביעת מועד סיום לכל אחד מהם. חלוקה מטלה גדולה למטלות משנה שנעשות במרווחי זמן ריאליים,  יוצרת תחושת מסוגלות והופכת את המשימה המאיימת כאתגר שניתן לעמוד בו. 3 - אין לערבב ניירת ללא סדר ולהעמיס את השולחן בניירת, זה רק "מבלגן" את  המחשבה. יש לקרוא כל נייר באופן שיטתי, לפעול בהתאם לתייק , לזרוק וכן הלאה. אי סדר בשולחן העבודה יוצר אי סדר במחשבה ותחושה שיש אין סוף מטלות שרובצות על גבנו ומחכות לטיפול. כאשר נעשה סדר בניירות נגלה פתאום שחלקם הגדול כבר לא רלוונטי וניתן להשליך אותו לפח האשפה, חלקן דורש טיפול קל ומהיר. לאחר סידור כזה נימצא  שאנו מתפנים להתעסק במטלות העיקריות . 4  -  לאחר שהגעתם להחלטה שכחו אותה ועברו לנושא הבא. אין טעם לבזבז זמן ואנרגיה בלחשוב אם ההחלטה הייתה טובה אם לאו. לפני הביצוע יש לבדוק את העובדות ביסודיות  ולפעול בהתאם.  אולם, לאחר הביצוע אין טעם לחשבונות נפש וייסורים מיותרים. כולנו עלולים לטעות מדי פעם , אולם אין בכך לרפות את ידנו , או כדי לגרום לנו לפעול בהססנות ובחוסר נחישות. מוטב לעשות ולטעות מידי פעם מאשר למרוח את הזמן על התלבטויות שלא יובילו אותנו לשום מקום. 5  -  יש לדבוק כל פעם במשימה אחת ולסיים אותה. ולא לחשוב על משימות אחרות . לדוגמה, אם אנחנו מראיינים כרגע לא להכניס שיחות טלפון, יש להתרכז בראיון ולהיות עם המרואיין. המשימות לא תסתיימנה אף פעם ואין טעם בלחשוב מה פספסנו כרגע ומה היינו צריכים לעשות. המטרה היא להיות כאן ועכשיו בכל משימה.